„Wir wollen die Azure-Kosten regelmäßig prüfen – aber bitte ohne, dass sich jemand ins Portal einloggen muss.“
Diesen Satz habe ich vor Kurzem bei einem Kundentermin gehört. Und ganz ehrlich? Ich musste kurz schmunzeln – denn ich kenne das Problem nur zu gut.

In vielen Unternehmen ist die Cloud längst angekommen, doch der Zugang zu den relevanten Informationen bleibt oft auf ein paar wenige Administratoren und technische Rollen beschränkt. Die Fachbereiche – wie Controlling, Einkauf oder Projektleitung – brauchen zwar regelmäßig Einblick in die Kostenentwicklung, haben aber entweder keinen Zugang zum Azure-Portal oder fühlen sich dort schlicht nicht zuhause.

Was dann passiert?

• Der Cloud-Verantwortliche wird regelmäßig um Screenshots, Excel-Exporte oder “mal schnell was schicken” gebeten.
• Zeit geht verloren, E-Mails werden hin- und hergeschickt – und am Ende ist der Überblick trotzdem lückenhaft.

Genau dieses Problem wollte mein Kunde lösen. Und – Überraschung – es geht einfacher als gedacht.
Azure bietet nämlich zwei smarte Möglichkeiten, um Kostendaten automatisiert und strukturiert bereitzustellen, ohne dass die Empfänger je das Portal öffnen müssen.

In diesem Beitrag zeige ich dir:

• wie du Kostendaten automatisiert per E-Mail oder Export teilst,
• welche Unterschiede es zwischen beiden Methoden gibt,
• und wann welche Variante für dein Szenario die bessere ist.

Denn eines ist sicher: Transparente Cloud-Kostenkommunikation sollte nicht an fehlenden Zugriffsrechten scheitern.

Option 1: Kostenübersicht per E-Mail – einfach abonnieren

Wenn du deinen Kollegen regelmäßig einen aktuellen Überblick über Azure-Kosten zur Verfügung stellen willst – ganz ohne Portalzugang – dann ist das E-Mail-Abo genau das richtige Tool. Es ist schnell eingerichtet, erfordert keine besonderen Rechte auf Empfängerseite und sorgt dafür, dass wichtige Informationen automatisch im Posteingang landen.

Ich zeige dir, wie du das in wenigen Minuten aufsetzt.

So funktioniert's:

1. Gehe zur Cost Analysis im Azure-Portal.

Gehe ins Azure-Portal, suche nach „Cost Management + Billing” und wähle den Bereich „Cost Analysis” aus.
Wähle hier eine Ansicht aus, die du abonnieren möchtest, oder erstelle eine neue, individuelle Ansicht mit dem gewünschten Zeitraum, Filtern (z. B. Subscriptions, Services, Tags) und Gruppierung.

2. Ansicht auswählen.

Klicke auf eine der Views und passe diese so an, wie du sie benötigst.

3. Abonnement erstellen

Nun erscheint oben rechts der Button „Subscribe”. Klicke darauf und dann auf „+ Add“, um ein neues E-Mail-Abo anzulegen.

4. Empfänger und Nachricht definieren

Name: Gib dem Alert einen internen Namen (z. B. „Finanz-Report für Team X“).

Betreff und Nachricht: Das ist das, was die Empfänger sehen. Eine kurze Erläuterung hilft – z. B. „Übersicht der Azure-Kosten für Projekt Y – automatischer Monatsreport“.

Empfänger: Du kannst bis zu 20 E-Mail-Adressen direkt eingeben oder einen Verteiler eintragen.

CSV-Link hinzufügen (optional): Ermöglicht den Download der Rohdaten ohne Login. Das ist ideal für alle, die keine Portalzugänge haben.

5. Zeitplan definieren

Wähle aus, ob die E-Mail täglich, wöchentlich oder monatlich verschickt werden soll.

Das Start- und Enddatum kannst du individuell festlegen.

Wenn du den Report erst nach der Rechnungsstellung benötigst, wähle „After invoice finalized“ – dann erhältst du die endgültigen Zahlen des Vormonats.

6. Privatsphäre-Einstellungen

Standardmäßig ist das Abo privat, sodass nur du es sehen und bearbeiten kannst.
Wenn auch andere Personen (z. B. Cost Management Contributor oder Billing-Admins) es verwalten sollen, kannst du diese Einstellung deaktivieren.

7. Abschicken oder testen.

Nach dem Speichern erscheint das neue Abo in der Liste. Du kannst es jederzeit über „Send now” testen, z. B. nur an dich.

Mit dieser Methode stellst du sicher, dass alle relevanten Personen die richtigen Informationen zur richtigen Zeit erhalten – ganz ohne nachhaken, ohne PDF-Reports und ohne zusätzliche Portallogins.

Aber: Wo liegen die Grenzen (und Risiken) des E-Mail-Abos?

So praktisch die E-Mail-Funktion auch ist, es gibt einige technische, organisatorische und sicherheitsrelevante Einschränkungen, die man kennen sollte.

1. Sicherheit & Compliance

Die E-Mail mit der Kostenübersicht kann an jede beliebige E-Mail-Adresse geschickt werden – unabhängig davon, ob diese Adresse überhaupt Azure-Berechtigungen hat.

Wenn du den CSV-Download-Link aktivierst, wird ein unauthentifizierter Link erzeugt. Jeder, der Zugriff auf die E-Mail hat, kann den Link öffnen, ohne sich einloggen oder einer Zugriffskontrolle unterzogen werden zu müssen.

Das kann compliance-relevant sein, besonders wenn die Reports sensible Informationen über z. B. interne Projekte, Abteilungen oder Mandanten enthalten.

Es gibt kein zentrales Audit-Log, das aufzeichnet, wer wann welche E-Mail erhalten oder geöffnet hat.

2. Eingeschränkter Gültigkeitsbereich

E-Mail-Abos funktionieren nur auf Subscription-Ebene, d. h., du kannst keine übergreifende Ansicht auf Management-Group-Ebene erstellen und regelmäßig verschicken.

Das ist besonders ärgerlich, wenn du komplexe Strukturen hast, beispielsweise mehrere Subscriptions für verschiedene Teams, Umgebungen oder Mandanten. Ein konsolidierter Blick ist damit nicht möglich.

3. Keine vollständige Datenbasis

Die versendete Ansicht ist genau das: eine Ansicht, aber kein vollständiger Datensatz.

Weder Reservierungsdaten noch Amortisationsdaten, historische Vergleichswerte oder detaillierte Nutzungsinformationen sind enthalten.

Auch eine Nachbearbeitung in BI-Tools ist nur sehr eingeschränkt möglich, insbesondere, wenn du granularere Analysen benötigst.

Kurz gesagt: Das E-Mail-Abo ist ein guter Einstieg, um mehr Transparenz zu schaffen, aber nicht skalierbar.

Option 2: Azure Cost Management Exports – Die Lösung für strukturierte, sichere und skalierbare Kostenanalysen

Wenn man sich einmal die Schwächen der E-Mail-Funktion in Azure Cost Management bewusst gemacht hat, wird schnell klar: Für größere Organisationen, komplexere Azure-Umgebungen oder einfach professionelle Anforderungen an FinOps und Reporting reicht das nicht aus.

Zum Glück bietet Azure dafür eine echte Alternative – Azure Cost Management Exports.

Mit diesem Feature lassen sich vollständige Kostendaten automatisiert in ein Azure Storage-Konto exportieren – sicher, strukturiert und komplett ohne Medienbrüche. Ob täglich, monatlich oder einmalig: Die Exporte liefern dir genau die Daten, die du für fundierte Auswertungen brauchst. Und das ganz ohne Umwege über Screenshots, PDFs oder manuelle Exporte.

Der große Unterschied: Hier bekommst du keine gefilterte Ansicht – sondern den kompletten Datensatz, wahlweise im CSV- oder Parquet-Format. Damit lassen sich die Daten nahtlos in Tools wie Power BI, Microsoft Fabric oder deine eigene Data Platform integrieren.

Besonders spannend für größere Organisationen: Du bist nicht mehr auf Subscription-Ebene beschränkt. Die Exporte lassen sich auch auf Management Group-Ebene konfigurieren – perfekt, wenn du ein zentrales Reporting über viele Subscriptions hinweg brauchst oder Kostenstellen zentral zusammenführen willst.

Auch aus Sicherheits- und Compliance-Sicht spricht vieles für die Export-Variante:
Die Daten landen nicht in irgendeinem E-Mail-Postfach, sondern in einem geschützten Azure Storage, wo du genau steuern kannst, wer Zugriff hat. Keine offenen CSV-Links, kein Verteiler mit externen Empfängern, keine Compliance-Risiken. Und: Du kannst problemlos eine Langzeitarchivierung aufbauen, auf historische Daten zugreifen (bis zu 13 Monate im Portal, bis zu 7 Jahre via API) und so auch rückblickende Analysen oder Forecasting-Prozesse etablieren.

Das Ganze läuft natürlich vollautomatisch. Einmal eingerichtet, kümmert sich Azure darum, dass deine Daten regelmäßig und zuverlässig ankommen. Kein Nachfassen mehr, keine Erinnerungsmails, keine verlorenen Screenshots – sondern ein stabiler Datenfluss, wie man ihn sich im FinOps-Alltag wünscht.

Ob für dein Controlling, ein Cloud Center of Excellence oder deine eigene BI-Umgebung: Mit Cost Management Exports schaffst du die Grundlage für echte Datenarbeit.

Wie das konkret funktioniert, ist in der offiziellen Microsoft-Dokumentation sehr gut beschrieben – inklusive aller Konfigurationsmöglichkeiten, Formate, Rollen und Einschränkungen: Tutorial: Create and manage Cost Management exports

Fazit

Wenn du Azure-Kosten regelmäßig transparent und zielgerichtet bereitstellen willst, hast du heute zwei starke Werkzeuge zur Hand:

• E-Mail-Abos für einfache, schnelle Einblicke – ideal für Stakeholder ohne technischen Hintergrund
• Exports für professionelle Datenanalyse, Automatisierung und Integration – ideal für FinOps, BI und größere Organisationen

Beide haben ihre Berechtigung. Entscheidend ist, das passende Werkzeug für deinen Anwendungsfall zu wählen.

Wenn du Fragen hast oder Hilfe bei der Umsetzung brauchst – melde dich gerne.
Oder noch besser: Teile diesen Beitrag mit jemandem, der regelmäßig nach Screenshots fragt.